Housekeeping atau Tata Graha
adalah salah satu bagian atau department yang ada di dalam hotel yang menangani
hal – hal yang berkaitan dengan keindahan, kerapian, kebersihan, kelengkapan
dan kesehatan seluruh kamar, juga area – area umum lainnya, agar seluruh tamu
maupun karyawan dapat merasa nyaman dan aman berada di dalam hotel. Selain itu
Housekeeping department merupakan bagian rumah tangga hotel yang bertugas
membuat perencanaan, perawatan / pembersihan semua kamar tamu, ruang kantor,
lobby, terrace, corridors, lift / elevator, toilet umum, public space, locker’s
room, linen dan uniform rooms, halaman, taman, kolam renang dan ruang parkir.
B. JOB DESKRIPSI
Struktur
organisasi di Tata Graha atau housekeeping dipengaruhi oleh besar atau kecilnya
hotel, banyak atau sedikitnya karyawan serta system operasional yang digunakan
di hotel. Semakin besar hotel, semakin rumit pula struktur yang digunakan,
begitu pula sebaliknya jika hotel itu kecil, maka struktur organisasinya pun
sederhana. Berikut ini adalah deskripsi pekerjaan dibagian tata graha atau
housekeeping yaitu :
A.
EXECUTIVE HOUSEKEEPING
NAMA
JABATAN : EXECUTIVE HOUSKEEPER
DIVISI :
ROOM DIVISION
DEPARTEMEN
: HOUSEKEEPING
KEDUDUKAN
DALAM ORGANISASI
Atasan
langsung : GENERAL MANAGER
Bawahan
Langsung : ASSISTANT EXECUTIVE HOUSEKEEPER
TANGGUNG
JAWAB JABATAN
1.
Bertanggung jawab terhadap kebersihan, keindahan dan kenyamanan seluruh
lingkungan dan area hotel, meliputi :
- Kamar
tamu hotel.
- Koridor
setiap lantai.
- Public
Area (lobby, restaurant, Pub/Lounge).
-
Taman/garden (seluruh tanaman baik yang ada di pot maupun di hotel termasuk
rumput).
- Seluruh
office area (utility termasuk locker karyawan).
2.
Menjaga seluruh investasi yang berada di bawah pengawasan Housekeeping
Department.
URAIAN TUGAS
URAIAN TUGAS
A. Tugas
Pokok
1.
Mengkoordinir bidang kerja seluruh staf housekeeping.
2.
Membuat perencanaan dalam bidang yang menyangkut housekeeping, yaitu :
- General
cleaning
-
Decoration
-
Perubahan atau penggantian susunan ruang dan lain-lain.
3.
Mengadakan evaluasi hasil kerja dan mencari metode-metode baru mengenai sistem
kerja maupun alat-alat yang lebih efisien untuk mendapatkan hasil kerja yang
maksimal.
4.
Menyediakan barang-barang (alat-alat) kebutuhan untuk seluruh keperluan
housekeeping dan merawatnya.
5.
Mengawasi dan membuat perencanaan mengenai penambahan asset, gardening termasuk
budgetnya yang disesuaikan dengan room occupancy dan pengendaliannya.
6.
Mengandakan kontrol dalam segi penghematan tanpa mengurangi standard Hotel
Bintang Tiga.
7.
Mengadakan inspeksi di semua tempat di lingkungan hotel dan juga melakukan on
the spot checking.
8.
Mengadakan pengawasan agar dapat berjalan lancar antara rencana kerja yang
telah tersusun dengan pelaksanaannya serta mengurangi hambatan-hambatan yang
ditimbulkannya.
9. Menampung,
menelaah dan bertindak sebaik-baiknya terhadap semua complaint dari tamu.
10.Memberikan
perhatian yang lebih baik kepada para tamu VIP.
11.
Mengadakan pendidikan dan memberikan petunjuk-petunjuk yang dalamusaha
menggunakan metode-metode kerja yang benar serta menciptakan suasana kerja yang
nyaman di lingkungan department housekeeping.
12.
Mengontrol semua barang yang dikirim untuk housekeeping sesuai standard yang
ada.
13.
Mengadakan pertemuan atau meeting rutin dengan menelaah hasil kerja yang telah dilakukan
(evaluasi kerja).
14.
Secara periodik mengadakan analisa tentang pemakaian barang-barang kebutuhan di
department houskeeping.
B. Tugas
Tambahan
1.
Membantu kelancaran operasional dari berbagai kegiatan yang ada kaitannya
dengan department housekeeping.
2.
Melakukan penilaian penampilan kerja bawahan langsung, dan memonitor hasil
penilaian yang dilakukan bawahan langsung.
3.
Memonitor masalah produktivitas kerja dan membuat perencanaan pengembangan
personnel di department housekeeping.
4.
Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat.
5.
Menyelenggarakan briefing dan meeting.
6.
Menghadiri rapat manajemen.
B.
ASSISTANT EXECUTIVE HOUSEKEEPING
NAMA
JABATAN : ASSISTANT EXECUTIVE HOUSKEEPER
DIVISI :
ROOM DIVISION
DEPARTEMEN
: HOUSEKEEPING
KEDUDUKAN
DALAM ORGANISASI
Atasan
langsung : EXECUTIVE HOUSEKEEPER
Bawahan
Langsung : HK Coord.
- Order
Taker/Linen
- Roomboy
-
Houseman
-
Gardener
TANGGUNG
JAWAB JABATAN ASSISTANT EXECUTIVE HOUSKEEPER
1.
Pelaksanaan operasional di Housekeeping Department, yaitu terhadap kebersihan,
keindahan dan kenyamanan seluruh lingkungan dan area hotel, yang meliputi :
- Kamar
tamu hotel.
- Koridor
setiap lantai.
- Public
Area (lobby, restaurant, Pub/Lounge).
- Taman/garden
(seluruh tanaman baik yang ada di pot maupun di hotel termasuk rumput).
- Seluruh
office area (utility termasuk locker karyawan).
2.
Menjaga seluruh investasi yang berada di bawah pengawasan Housekeeping
Department.
3.
Melaksanakan administrasi housekeeping department.
URAIAN TUGAS ASSISTANT EXECUTIVE HOUSKEEPER
A. Tugas
Pokok
1.
Menerima laporan dari Front Office, EA, ED dan Group Informan
2. Membuat perencanaan dalam bidang yang menyangkut housekeeping, yaitu :
2. Membuat perencanaan dalam bidang yang menyangkut housekeeping, yaitu :
• General
cleaning
•
Decoration
• Perubahan
atau penggantian susunan ruang dan lain-lain.
3.
Mengadakan evaluasi hasil kerja dan mencari metode-metode baru mengenai sistem
kerja maupun alat-alat yang lebih efisien untuk mendapatkan hasil kerja yang
maksimal.
4.
Menyediakan barang-barang (alat-alat) kebutuhan untuk seluruh keperluan
housekeeping dan merawatnya.
5.
Mengawasi dan membuat perencanaan mengenai penambahan asset, gardening termasuk
budgetnya yang disesuaikan dengan room occupancy dan pengendaliannya.
6.
Mengandakan kontrol dalam segi penghematan tanpa mengurangi standard Hotel
Bintang Tiga
7.
Mengadakan inspeksi di semua tempat di lingkungan hotel dan juga melakukan on
the spot checking.
8.
Mengadakan pengawasan agar dapat berjalan lancar antara rencana kerja yang
telah tersusun dengan pelaksanaannya serta mengurangi hambatan-hambatan yang
ditimbulkannya.
9.
Menampung, menelaah dan bertindak sebaik-baiknya terhadap semua complaint dari
tamu.
10.
Memberi perhatian yang lebih baik kepada para tamu VIP.
11.
Mengadakan pendidikan dan memberikan petunjuk-petunjuk yang dalamusaha
menggunakan metode-metode kerja yang benar serta menciptakan suasana kerja yang
nyaman di lingkungan department housekeeping.
12.
Mengadakan pertemuan atau meeting rutin dengan menelaah hasil kerja yang telah
dilakukan (evaluasi kerja).
13.
Secara periodeik mengadakan analisa tentang pemakaian barang-barang kebutuhan
di department houskeeping.
B. Tugas
Tambahan
1.
Membantu kelancaran operasional dari berbagai kegiatan yang ada kaitannya
dengan department housekeeping.
2.
Melakukan penilaian penampilan kerja bawahan langsung, dan memonitor hasil
penilaian yang dilakukan bawahan langsung.
3.
Memonitor masalah produktivitas kerja dan membuat perencanaan pengembangan
personnel di department housekeeping.
4.
Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat.
5.
Menyelenggarakan briefing dan meeting.
6.
Menghadiri rapat manajemen.
C. OFFICE BOY
NAMA
JABATAN : OFFICE BOY (UTILITY)
DIVISI :
HOUSEMAN
DEPARTEMEN
: HOUSEKEEPING
KEDUDUKAN
DALAM ORGANISASI
Atasan
langsung : HK SUPERVISOR
TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB Houseman Section
1.
Melaksanakan Kebersihan
• Setiap
Office yang ada di Gedung Utility.
• Koridor
dari samping Kitchen sampai depan Office Engineering.
• Ruang
Makan Karyawan (EDR).
• Locker
karyawan (putra dan putri).
• Area
parkir kendaraan karyawan dan area parkir supplier yang datang.
• Pool
Deck tempat penyimpanan kardus, koran dan barang bekas lainnya.
2.
Menyiapkan air aqua galon untuk karyawan di Office lainnya dan Department Head
di officenya masing-masing (di Utility).
3.
Mendistribusikan setiap surat yang masuk ke department yang bersangkutan dan
mengirim surat-surat keluar.
URAIAN TUGAS HOUSEMAN SECTION
A. Tugas
Pokok
1.
Membersihkan seluruh area Utility.
2.
Membersihkan furniture, lantai, karpet, kaca-kaca, pintu dan bingkainya, astray
di setiap meja dan standing astray yang ada di utiliti.
3.
Memelihara setiap perlengkapan atau peralatan yang digunakannya untuk bekerja.
4.
Membuang sampah-sampah yang ada di setiap astray dan standing astray pada
tempatnya.
5.
Merawat tanaman yang ditemaptkan di Utility dan membersihkannya.
6.
Membersihkan area parkir baik kendaraan karyawan di depan maupun kendaraan atau
mobil supplier di belakang Utility.
7.
Melaporkan segala kerusakan, kehilangan, kejadian yang tidak semestinya kepada
HK Supervisor atau atasannya.
8. Pada
periode tertentu melaksanakan General Cleaning.
9.
Merencanakan dan melaksanakan Post Control (supaya bersih dari nyamuk, lalat,
tikus dan jenis serangga lainnya).
10.
Menyiapkan dan menyediakan minum untuk Departemen Head dan karyawan (di
Personnel Office dan EDR).
11.
Mendistribusikan surat masuk ke department yang bersangkutan, dan mengirim
surat keluar.
12.
Menerima atau melaksanakan perintah atasan lainnya.
13.
Bekerjasama yang baik dengan rekan kerja di Department HK dan Department
lainnya.
C. Tugas Tambahan Houseman Section
1.
Membina kekompakan kerja yang harmonis dan menjalin kerjasama yang baik dengan
department lainnya.
2.
Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat.
3.
Membantu Set-up dan clear-up meja dan kursi bila ada event.
4.
Melaksanakan semua perintah atasan.
D. GARDENER
NAMA
JABATAN : GARDERNER
• DIVISI
: -
•
DEPARTEMEN : HOUSEKEEPING
KEDUDUKAN
DALAM ORGANISASI
Atasan
langsung : HK SUPERVISOR
Bawahan
Langsung : -
TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB GARDENER
1.
Melaksanakan Kebersihan, merawat dan memelihara :
a.
Seluruh tanaman baik yang ada di dalam pot maupun di taman.
b.
Seluruh area taman rumput (garder, termasuk di depan EngineeringOffice/EDR.
2.
Melaksanakan kebersihan seluruh halaman atau area parkir tamu hotel.
3. Memanfaatkan, memelihara, merawat dan mengembangkan tanaman untuk Mini Garder.
3. Memanfaatkan, memelihara, merawat dan mengembangkan tanaman untuk Mini Garder.
URAIAN
TUGAS
A. Tugas
Pokok
1.
Membersihkan, merawat dan menata seluruh tanaman baik yang ada di dalam pot
maupun di taman.
2.
Membersihkan, merawat dan menata atau memotong semua rumput yang ada di
area
taman rumput (garder).
3.Mengembangkan,
memelihara dan menata tanaman untuk kebutuhan Mini Garder.
4.Menyapu dan membersihkan seluruh halaman atau area parkir tamu hotel.
5.Mencuci dan membersihkan tempat sampah.
4.Menyapu dan membersihkan seluruh halaman atau area parkir tamu hotel.
5.Mencuci dan membersihkan tempat sampah.
6.
Membuang sampah yang ada di setiap Tong Sampah ke tempat Bak Sampah yang telah
tersedia di Utility belakang.
7.
Membersihkan dan memelihara semua peralatan kerjanya.
B. Tugas
Tambahan
1.
Membina kekompakan kerja yang harmonis dan menjalin kerjasama yang baik dengan
department lain.
2.
Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat.
3. Ikut
membantu set-up dan clear-up meja, kursi atau panggung bila ada event di taman
rumput atau garder.
4.
Melaksanakan semua perintah atasan lainnya.
E. HOUSEMAN
• NAMA
JABATAN : HOUSEMAN (PUBLIC AREA)
• DIVISI
: ROOM DIVISION
•
DEPARTEMEN : HOUSEKEEPING
KEDUDUKAN
DALAM ORGANISASI
Atasan
langsung : HK SUPERVISOR
TUGAS DAN
TANGGUNG JAWAB
1.
Melaksanakan Kebersihan setiap Public Area, Offices, Lobby, Restaurant, Lounge,
Bar, toilet, Meeting Room dan lain-lain.
2.
Mengecek dan melaksanakan kebersihan di luar area gedung hotel (garder, koridor
depan Arcade/tempat yang disewakan setiap salon, tangga menujuswimming pool)
dan sebagainya.
3.
Menjaga, merawat, menempatkan dan mengganti tanaman pot yang ditemaptkan atau
dileketakkan di Public Area tersebut di atas pada point 1, untuk keindahan dan
kenyamanan tamu yang datang dan melihatnya.
URAIAN TUGAS
A. Tugas
Pokok
1.
Membersihkan seluruh Public Area (Office, lobby, restaurant, pub atau lounge,
bar, toilet-toilet, meeting room, arcade dan lainnya).
2.
Membersihkan furniture, lantai, karpet, kaca-kaca, pintu dan bingkainya, astray
di setiap meja dan standing astray yang ada di Public Area.
3.
Memelihara setiap perlengkapan atau peralatan yang digunakannya untuk bekerja.
4. Set-up
function, restaurant dan ruang pertemuan bilamana ada meeting, party dan
lain-lain.
5.
Membuang sampah-sampah yang ada di setiap astray dan standing astray pada tempatnya.
6.
Merawat tanaman dan membersihkannya.
7.
Merubah dan mengatur kembali susunan tanaman yang sudah tidak sesuai lagi
(kurang bagus).
8.
Membersihkan parkir area tamu (bekerjasama dengan gardener.
9.
Melaporkan segaka kerusakan, kehilangan, kejadian-kejadian yang tidak
semestinya kepada HK Supervisor.
10. Pada
periode tertentu melaksanakan General Cleaning.
11.
Merencanakan dan melaksanakan Pest Control (supaya bersih dari nyamuk, lalat,
tikus dan jenis serangga lainnya).
12.
Menerima atau melaksankaan perintah atasan.
13.
Bekerjasama yang baik dengan rekan kerja di Department HK dan Department
lainnya.
14.
Membuat mini garden untuk meeting room.
B. Tugas
Tambahan
1.
Membina kekompakan kerja yang harmonis dan menjalin kerjasama yang baik dengan
department lainnya.
2.
Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat.
3.
Melaksanakan semua perintah atasan.
4.
Menghadiri meeting atau briefing yang diselenggarakan atasannya.
F. ROOM BOY
• NAMA
JABATAN : ROOM BOY
• DIVISI
: ROOM DIVISION
• DEPARTEMEN
: HOUSEKEEPING
KEDUDUKAN
DALAM ORGANISASI Atasan langsung : HK SUPERVISOR
Bawahan
langsung :
-
TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB
TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB
1.
Melaksanakan Kebersihan setiap kamar berikut kelengkapannya.
2.
Melaksanakan keersihan Roomboy Station dan Roomboy Trolley berikut
kelengkapannya.
3.
Melaksanakan kebersihan setiap koridor..
URAIAN
TUGAS
A. Tugas
Pokok
1.
Mengecek semua kamar pada permulaan shiftnya dan membuat Room Boy Sheet
mengenai situasi kamar ssuai dengan kode yang telah ditentukan.
2.
Mengambil linen atau towel, cleaning supplies, guest supplies dan perlengkapan
atau peralatan kerja lainnya, kemudian diatur ke trolley dan lain-lain.
3.
Mengontrol inventaris, kondisi kebersihan dan kelengkapan setiap kamar di
flornya masing-masing.
4.
Membersihkan, mengganti dan melengkapi sesuai standard :
- Bed
room
- Bath
room
-
Furniture dan kelengkapan kamar lainnya.
5. Making
bed.
6.
Mengganti linen atau towel yang kotor dis etiap kamar.
7. Vacuum
cleaning, mengepel lantai untuk kamar-kamar tanpa karpet.
8.
Melaporkan segala kerusakan, kehilangan, kejadian yang tidak semestinya kepada
FO dan HK Supervisor.
9.
Menolong Valet (Laundry) untuk mengumpulkan cucian tamu yang dilaundrykan.
10.
Menolong Room Service mengeluarkan piring atau alat makan yang kotor.
11.
Mengembalikan linen atau towel, sisa guest supplies, cleaning supplies,
cleaning equipment ke Linen Room/Roomboy Station Floor masing-masing.
12.
Membersihkan atau mengatur kembali trolley.
13.
Menerima atau melaksanakan perintah atasan.
14.
Bekerja sama yang baik dengan rekan kerja di Department HK dan Department
lainnya.
B. Tugas
Tambahan
1.
Membina kekompakan kerja yang harmonis dan menjalin kerjasama yang baik dengan
department lainnya.
2.
Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat.
3.
Melaksanakan semua perintah atasan.
4.
Menghadiri meeting atau briefing yang diselenggarakan atasannya.
G. LINEN / UNIFORM ATTENDANT
NAMA
JABATAN : LINEN / UNIFORM ATTENDANT
DIVISI :
ROOM DIVISION
DEPARTEMEN
: HOUSEKEEPING
KEDUDUKAN
DALAM ORGANISASI
Atasan
langsung : HK SUPERVISOR
TUGAS DAN
TANGGUNG JAWAB
1.
Melaksanakan Kebersihan, kerapian, kelengkapan dan perawatan semua Linen /
Uniform Karyawan berikut administrasinya.
2.
Melaksanakan tugas sebagi Order Taker atas semua permintaan tamu yang masuk ke
Department Housekeeping, berikut administrasinya.
3.
Merangkai bunga dan kelengkapannya.
URAIAN
TUGAS
A. Tugas
Pokok
1.
Mengirim linen kotor dan menerima linen bersih ke/dari Laundry dan menata rapi
pada temaptnya berikut perhitungan dan administrasinya.
2.
Menarik, mengganti, merangkai bunga dan menempatkannya pada tempat yang
diperlukan dan telah ditentukan.
3.
Menjahit, memperbaiki linen atau uniform yang rusak dan merawat mesin jahit.
4.
Melaporkan bila ada kejadian yang tidak semestinya.
5.
Mengubah status kamar dan informasi ke FO.
6.
Menerima informasi dari FO sehubungan dengan tamu, dan meneruskan ke Roomboy
untuk segera di follow-up.
7.
Membuat file dan mendistribusi kan kepada yang besangkutan Laporan Bulanan
untuk permintaan atau pemakaian :
-
Expected Arruvaks/Departures
- Guest
Supplies
-
Cleaning Supplies
- Paper
Supplies
-
Printing and Stationaries
-
Miscellaneous and Other Expenses.
- Dan
administrasi lainnya.
8.
Menerima, mencatat, menyimpan dan mengmbalikan ke alamat tamu barang Lost and
Found yang ditemukan di lingkungan area hotel, baik dari kamar tamu maupun
Public Area.
9.
Membuat dan melaksanakan :
-
Purchase dan Store Requisition yang telah disetujui oleh atasannya untuk
kebutuhan HK Dept baik untuk kelengkapan tamu, public area maupun office.
- Working
Schedule untuk karyawan dan trainee yang telah disetujuan atasannya.
- Work
Order bila ada kerusakan ataupun perbaikan pada kamar-kamar dan pada area
berdasarkan laporan dari section-section di HK dan section atau departemen lain
yang diterima.
-
Inventory Linen Housekeeping and Linen FB serta rekapitulasi Lost Towel
bulanan.
10.
Menerima semua telepon dan pesan yang masuk kemudian menyampaikan kepada yang
bersangkutan atau menulisnya di Log Book untuk segera follow-up.
B. Tugas
Tambahan
1.
Membina kekompakan kerja yang harmonis dan menjalin kerjasama yang baik dengan
department lainnya.
2.
Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat.
3.
Membantu membina, membimbing dan mengevaluasi trainee di HK.
4.
Membantu dan membimbing bila ada karyawan baru di HK.
5.
Melaksanakan semua perintah atasan.
H. LINEN / UNIFORM STAFF AND ORDER TAKER
• NAMA
JABATAN : LINEN / UNIFORM STAFF AND ORDER TAKER
• DIVISI
: ROOM DIVISION
•
DEPARTEMEN : HOUSEKEEPING
KEDUDUKAN
DALAM ORGANISASI
Atasan
langsung : HK SUPERVISOR
Bawahan Langsung
:
TUGAS DAN
TANGGUNG JAWAB
LINEN /
UNIFORM STAFF + ORDER TAKER
1.
Melaksanakan Kebersihan, kerapian, kelengkapan dan perawatan semua Linen /
Uniform Karyawan berikut administrasinya.
2.
Melaksanakan pengaturan, penysunan dan order rangkaian bunga untuk keindahan
dan kenyamanan hotel.
3. tugas
sebagi Order Taker atas semua permintaan tamu yang masuk ke Department
Housekeeping, berikut administrasinya.
URAIAN TUGAS
LINEN /
UNIFORM STAFF + ORDER TAKER
A. Tugas
Pokok
1.
Bertanggung jawab atas :
- Jumlah
linen/towel dan uniform yang ada di Linen Room.
-
Kebersihan, kerapian linen dan uniform room.
-
Pembagian linen/towel kepada Roomboy dan Houseman.
-
Pembagian Geust Paper dan Cleaning Supplien kepada Roomboy dan Houseman.
2.
Membuat file atau administrasi dan melaksanakan permintaan :
a.
Purchase dan Storage Requisition yang telah disetujui oleh atasannya untuk
kebutuhan HK Department baik untuk kelengkapan kamar tamu, public area maupun
office.
b.
Working schedule untuk karyawan dan trainee.
c. Work order
bila ada kerusakan ataupun perbaikan pada kamar tamu dan public area
berdasarkan laporan dari section-section di HK dan Section atau department lain
yang diterimanya.
d.
Inventori linen HK, linen FB dan rekapitulasi lost towel bulanan.
3.
Merangkai, merawat dan mengganti rangkaian bunga untuk rooms public area dan
tempat-tempat yang diperlukan.
4.
Membuat schedule pencucian curtain, bed cover, blanket dan lain-lain.
5.
Membuat, file dan mendistribusikan kepada yang bersangkutan laporan bulanan
mengenai :
a. Towel
/ linen and uniform.
b.
Pemakaian guest, paper dan cleaning supplies.
c.
Pemakaian printing dan stationaries.
d.
Pemakaian bunga atau flower dan pemakaian atau administrasi lainnya.
6.
Menjahit, memperbaiki linen atau uniform yang rusak serta merawat mesin jahit.
7.
Menerima semua telepon, informasi atau pesan yang masuk, kemudian menyampaikan
kepada yang bersangkutan atau menulisnya di Log Book untuk segera di follow-up.
8.
Melaporkan kepada atasan bila ada kejadian yang tidak semestinya.
9. Melaksanakan
tugas lain yang diberikan atasannya.
B. Tugas
Tambahan
1.
Membina kekompakan kerja yang harmonis dan menjalin kerjasama yang baik dengan
department lainnya.
2.
Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat.
3.
Membimbing, melatih dan mengevaluasi trainee.
4. Ikut
membimbing dan membina bila ada karyawan baru.
I. HOUSEKEEPING SUPERVISOR
• NAMA
JABATAN : HOUSEKEEPING SUPERVISOR
• DIVISI
: ROOM DIVISION
•
DEPARTEMEN : HOUSEKEEPING
KEDUDUKAN
DALAM ORGANISASI
Atasan
langsung : EXECUTIVE HOUSKEEPER
Bawahan
Langsung : - Room Boy
- Linen
-
Houseman
-
Garderner
TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB
HOUSEKEEPING
SUPERVISOR
1.
Melaksanakan seluruh pelaksanaan operasional di Department HK.
2.
Melaksanakan administrasi di Department Housekeeping.
3.
Melaksanakan pengawasan dan pengecekan tentang kebersihan, kelengkapan kamar,
koridor, station atau linen room yang tidak semestinya.
4.
Melaksanakan pengecekan terhadap kebersihan dan keindahan public area (lobby,
restaurant dan garden) dan utility.
URAIAN TUGAS
HOUSEKEEPING
SUPERVISOR
A. Tugas
Pokok
1.
Menerima Laporan dari Front Desk kamar yang expected arrival, dan ED,
memperhatikan serta meneruskan ke bawahan (Roomboy).
2.
Mengecek kamar-kamar dan public area terutama terhadap tamu CIP.
3.
Mencatat dan melaporkan mengenai “Missing Article”, damages serta hasil
perbaikannya.
4.
Memberikan pengarahan tentang prosedur kerja dan instruksi kepada bawahannya.
5.
Mengawasi administrasi operasional di Department Housekeeping serta Material
Requisition.
6.
Memberikan petunjuk serta mengorganisir General Linen Room atau Uniform dan
Roomboy Station.
7.
Bertanggungjawab atas persediaan Cleaning Supplies, Guest Supplies dan semua
storage.
8.
Menerima laporan dari bawahannya dan meneliti serta bila perlu membuat Request
for Repair.
9.
Menghandle Lost and Found.
10.
Membuat inventory linen, guest supplies, cleaning supplies dan lain-lain setiap
akhir bulan.
11.
Membuat laporan tentang lost report, damage report bulanan.
12.
Membuat time schedule untuk karyawan Department Housekeeping.
13.
Memimpin set-up dan clear-up furniture bila ada function dan lain-lain.
14.
Mengatur cuti dan ijin karyawan.
15.
Mengadakan pengecekan seluruh area hotel termasuk garden.
16.
Menghubungi segera atasan, bila terjadi hal yang tidak semestinya.
B. Tugas
Tambahan
1.
Membina kekompakan kerja yang harmonis dan menjalin kerjasama yang baik dengan
department lainnya.
2.
Melakukan penilaian penampilan kerja bawahan langsung.
3.
Menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat.
4.
Melaksanakan semua perintah atasan.
5.
Menyelenggarakan briefing dan meeting.
J. ROOMBOY SUPERVISOR
• NAMA
JABATAN : ROOMBOY SUPERVISOR
• DIVISI
: ROOM DIVISION
•
DEPARTEMEN : HOUSEKEEPING
Kedudukan
dalam organisasi
Atasan
langsung : executive houskeeper
Bawahan
Langsung : Room Boy
TANGGUNG JAWAB JABATAN ROOMBOY SUPERVISOR
Melaksanakan,
mengawasi, mengecek kebersihan dan kelengkapan semua kamar-kamar, koridor dan
roomboy station.
URAIAN TUGAS ROOMBOY SUPERVISOR
A. Tugas
Pokok
1.
Mempersiapkan dan mengecek semua stock dan kebutuhan yang ada di roomboy
station.
2.
Membagi Wing Card dan peralatan kerja kepada masing-masing Roomboy.
3.
Membersihkan semua kamar yang menjadi tanggung jawabnya.
4.
Memimpin dan melatih pekerjaan Roomboy.
5.
Menerima laporan kamar dari roomboy dan meneliti kebenarannya, lalu
menindaklanjuti sampai tuntas.
6.
Membuat laporan-laporan tentang kamar (kerusakan kamar, kamar VIP dan
sebagainya).
7.
Melaporkan langsung mengenai kehilangan, kerusakan-kerusakan yang terjadi pada
barang milik tamua tau kejadian lain ke atasan.
8.
Mengecek dan meneliti hasil perbaikan-perbaikan dalam kamar yang dilakukan oleh
Engineering.
9.
Mengecek dan meneliti hasil kerja akhir roomboy dan general cleaning.
10.
Memerikan perhatian khusus untuk kamar-kamar VIP dan complimentary.
11.
Menerima supply linen/towel dan membagikan kepada roomboy.
12.
Mengecek dan menghitung linen/towel yang akan dikirim ke laundry bersama dengan
staf linen (linen attendant).
13.
Membuat laporan tentang pekerjaan yang dilakukan hari itu dan menulisnya pada
Log Book.
14.
Menyerahkan Ving Card kepada roomboy shift berikutnya.
15.
Membuat working schedule roomboy.
B. Tugas
Tambahan
1. Ikut
menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat, baik di department
housekeeping maupun dengan department lain.
2.
Melakukan penilaian pelaksanaan tugas dan produktivitas kerja bawahan langsung
serta membuat perencanaan pengembangan personnel roomboy.
3.
Melaksanakan semua perintah atasan.
4.
Menyelenggarakan briefing dan meeting roomboy.
5.
Menghadiri meeting yang diselenggarakan atasannya.
K. HOUSEMAN SUPERVISOR
NAMA
JABATAN : HOUSEMAN SUPERVISOR
DIVISI :
ROOM DIVISION
DEPARTEMEN
: HOUSEKEEPING
Kedudukan
Dalam Organisasi
Atasan
langsung : executive houskeeper
Bawahan
Langsung : Houseman
TANGGUNG
JAWAB JABATAN HOUSEMAN SUPERVISOR
Melaksanakan, mengawasi, mengecek kebersihan, kerapian dan keindahan semua public area di hotel termasuk garden, swimming pool dan utility.
URAIAN TUGAS HOUSEMAN SUPERVISOR
A. Tugas
Pokok
1.
Membuat working schedule untuk houseman.
2.
Memimpin, melatih, mengawasi dan mengecek hasil pekerjaan houseman, gardener
dan swimming pool attendant.
3.
Mengecek kebersihan dan keindahan semua area hotel yang menjadi tanggung
jawabnya kecuali kamar-kamar (rooms).
4.
Merencanakan dan membuat schedule untuk general cleaning.
5.
Mengecek penggunaan housekeeping equipment, cleaning equipment, cleaning
supplies dan lain-lain.
6.
Melaporkan langsung ke atasan bila terjadi kehilangan, kerusakan dan
perbaikan-perbaikan yang diperlukan baik pada peralatan kerja maupun lingkup
area kerja yang menjadi tanggung jawabnya.
7.
Mengawasi pemeliharaan houskeeping equipment.
8.
Mengawasi, merencanakan dan melaksanakan penyemprotan pest control.
9.
Mengawasi, menyusun set-up function dan perubahan-perubahan susunan ruangan.
10.
Mengatur semua tanaman yang ada termasuk pemotongan rumput, pembibitan dan
kebersihannya.
11.
Merubah susunan tanaman yang sudah tidak sesuai lagi.
12.
Mendidik dan melatih pegawai atau trainee baru apabila ada.
13.
Membuat laporan tentang pekerjaan yang dilakukan hari itu dan menulisnya pada
log book.
B. Tugas
Tambahan
1. Ikut
menciptakan dan membina suasana kerja yang sehat, baik di department
housekeeping maupun dengan department lain.
2
.Melakukan penilaian pelaksanaan tugas dan produktivitas kerja bawahan langsung
serta membuat perencanaan pengembangan personnel houseman.
3.
Melaksanakan semua perintah atasan.
4.
Menyelenggarakan briefing dan meeting houseman.
5.
Menghadiri meeting yang diselenggarakan atasannya.
- HUBUNGAN HOUSEKEEPING DENGAN DEPARTEMENT LAINNYA
Semua
department dan semua section Kebersihan dan keindahan seluruh area utility dan
sekitarnya Setiap hari dan setiap saat. Selain itu housekeeping departemen
bertugas membuat perencanaan, perawatan / pembersihan semua kamar tamu, ruang
kantor, lobby, terrace, corridors, lift / elevator, toilet umum, public space,
locker’s room, linen dan uniform rooms, halaman, taman, kolam renang dan ruang
parkir.
- FORM LIST DEPARTEMENT TATA GRAHA
1. Contoh
room report yang ada di departemen Tata Graha adalah sebagai berikut :
ROOM
REPORT
BOY/MAID
: ………. DATE : ………….
HOUR :
………….
Rnr
|
Pers
|
Code
|
2. Contoh
Room Boy atau Maid Control Sheet yang ada di departemen Tata Graha sebagai
berikut:
Room Boy
/ Maid Control Sheet
Floor/Section:…………
Time:………….. Date:………………
ITEMS /
TOTAL RECEIVED/ NO OF PERSON / ROOM STATUS / ROOM NO
|
LINEN
|
TIME IN
|
TIME
OUT
|
REMARK
|
||||||||||||||||||||||||||||
SHOOT S
|
SHEET S
|
BLANKET
|
PILLOW
|
BATH
TOWEL
|
HAND
TOWE
|
WASH
TOWEL
|
BATH
MAT
|
BEER
|
GREEN S
|
COCA
COLA
|
||||||||||||||||||||||
CL
|
SL
|
CL
|
SL
|
CL
|
SL
|
CL
|
SL
|
CL
|
SL
|
CL
|
SL
|
CL
|
SL
|
CL
|
SL
|
|||||||||||||||||
GUEST
SUPPLIES
|
MINI
BAR
|
|||||||||||||||||||||||||||||||
SOAP
|
SHAMPO
|
FOAM B
|
TOILET
P
|
W PAPER
|
SPRITE
|
AQUA
|
BEER
|
GREEN S
|
COCA
COLA
|
|||||||||||||||||||||||
TIME IN
|
TIME
OUT
|
REMARK
|
Tidak ada komentar:
Posting Komentar